Dokumentuen titularra
Zer da dokumentuaren titularra?
Dokumentuen titularra orrialde osoko dokumentuak edukitzeko erabiltzen da, eta horien helburu nagusia dokumentua kontserbatzea eta txukuna eta estandarizatua izatea da. Paperezko dokumentuak gordetzeko, babesteko eta kudeatzeko laborategiko eragiketetan erabiltzen den tresna da.
Fitxategiaren titularra paperak eta inprimaketak bezalako dokumentuak sailkatu eta kokatzeko erabiltzen den paperezko edukiontzi bat da. Paper-dendetan eskuragarri dago normalean. Normalean, ikasleek eta bulegoek karpetak erabili behar dituzte. Karpeta orokorra erraz eramateko paperezko klipa besterik ez da, batzuek bi eraztun izango dituzte eta zuloak iltzatu behar dituzu erabiltzeko.
Negozio-jarduera modernoak pantaila-funtzioaren irudiari ematen zaizkio, paperezko dokumentu mota guztiak gordetzeko erabil daiteke, baina horretara mugatu gabe. Materialen artean PP, PVC eta kartoia daude; eta batzuk imitaziozko larrua, oihala... Merkatuan daudenak A4 dokumentu estandarrekin koadernatu ohi dira.
Hainbat kategoria daude dokumentuen titularrak, sendotasun bakarreko karpetak, sendotasun bikoitzeko karpetak, informazio liburuak, bi hazbeteko karpetak, hiru hazbeteko karpetak, tamaina ezberdinetako karpetak ireki bikoitza, orrialde bakarreko karpetak (L formako karpetak ere deitzen direnak) eta orrialde anitzeko karpetak barne. karpetak.
Laborategiko dokumentuak kudeatzea eta kontrolatzea dokumentu-euskarriarekin
Laborategiak prozedurak ezarri eta mantenduko ditu bere kudeaketa-sistemak osatzen dituzten dokumentu guztiak (barrutik garatutakoak edo kanpotik sortutakoak) kontrolatzeko, hala nola, arauak, estandarrak, bestelako dokumentu normatiboak, proba edo/edo kalibrazio metodoak eta planoak, softwarea, zehaztapenak, argibideak, eta eskuliburuak. Dokumentuak informazioa eta hori daramaten hedabideak dira. Euskarriak papera, ordenagailu-diskoak, CD-ROMak edo bestelako euskarri elektronikoak, argazkiak edo horien konbinazioa izan daitezke.
Agiriekin kontrolatzea dokumentuaren titularra batez ere, atzerriko dokumentuen sailkapena, prestaketa, berrikuspena, onespena, igorpena, atxikipena, erabilera, aldaketa, errefusa, birziklapena, mailegua, aldizkako berrikuspena, identifikazioa eta kontrola, etab.
Paper-euskarri euskarria
A. Dokumentuen sailkapena
Dokumentuak kontrolatu eta kontrolatu gabeko dokumentuetan banatzen dira, kudeatzeko moduaren arabera. Kontrolatutako dokumentuak jaulkipen-esparruaren arabera erregistratu eta banatzen direnak dira eta berreskuratzea bermatu daitekeena.
Dokumentuak barne dokumentuetan eta kanpoko dokumentuetan banatzen dira iturrien arabera.
Barne dokumentuek enpresaren dokumentuak aipatzen dituzte, lau dokumentu-geruzatan banatuta; lehenengo geruza kalitate-eskuliburua da: enpresaren kudeaketa-sistemaren helburuekin bat datozen programazio-dokumentuak aipatzen ditu; bigarren dokumentu-geruza prozedura-dokumentuak dira: kudeaketa-eskuliburuaren hobekuntza eta osagarritasuna; hirugarren dokumentu-geruza funtzionamendu-argibideak eta zehaztapenak dira: eskuliburuaren eta prozedura-dokumentuen osagarritasuna, eskakizun espezifikoak argitzeko, kudeaketa-sistema ezarri ahal izateko informazio gakoa da; laugarren dokumentu-geruza inprimakiak eta erregistroak dira: hainbat inprimaki eta erregistro aipatzen ditu.
Kanpoko dokumentuek enpresatik kanpoko dokumentuei egiten diete erreferentzia; barne, nazioarteko/nazional/industria/tokiko arauak/legeak eta arauak, bezeroek emandako marrazkiak eta eskakizunak, bezeroek edo erakunde garrantzitsuak erabiltzeko izendatutako inprimakiak, etab. Kanpoko dokumentuetarako garaiz sartzea da laborategia probak/kalibrazioa egiteko oinarria. jarduerak, batez ere, arau teknikoen baliozkotasuna ezinbesteko baldintza da proba/kalibrazio metodoen baliozkotasuna bermatzeko. Laborategiak informazio iturri bideak ireki behar ditu, azken informazioa ahalik eta epe laburrenean eskuragarri dagoela ziurtatzeko.
B. Dokumentuen onarpena eta argitalpena
Kudeaketa sistemaren parte gisa laborategiko langileei igorritako dokumentu guztiak berrikusi eta onartu behar dira baimendutako langileek kaleratu aurretik erabiltzeko. Kontrol-zerrenda edo dokumentu baliokideen kontrol-prozedura bat ezarriko da, egungo berrikuspen-egoera eta kudeaketa-sistemako dokumentuen banaketa identifikatzen dituena, eta erraz eskuragarri jarriko da baliogabeak eta/edo zaharkituak diren dokumentuak erabiltzea saihesteko.
Dokumentuak kontrolatzeko prozedurek honako hau bermatu behar dute.
a. Laborategiaren funtzionamendu eraginkorrean zeregin garrantzitsua duten jarduketa-gune guztietan daude eskuragarri dago dagokion dokumentuen bertsio baimenduak.
b. Dokumentuak aldian-aldian berrikusten dira eta behar den moduan aldatzen dira, aplikagarri izaten jarraitzen dutela eta erabiltzeko baldintzak betetzen direla ziurtatzeko.
c. Baliogabeko edo zaharkitutako dokumentuak garaiz kentzea erabilera edo argitalpen guztietatik edo gaizki erabiltzea saihesteko beste metodo batzuetatik.
d. Legezko edo ezagutzak gordetzeko helburuetarako gordetako dokumentu baliogabetuak behar bezala markatu behar dira.
Laborategiak garatutako kudeaketa-sistemaren dokumentuak modu berezian identifikatuko dira. Identifikazioak argitalpen-data eta/edo berrikuspen-marka, orrialde-zenbakia, orri-kopuru osoa edo dokumentuaren amaierako marka eta erakunde igorlea jaso beharko ditu.
C. Dokumentuen jaulkipena, kontserbazioa eta erabilera
Kudeaketa sistemaren funtzionamendu eraginkorrean zeregin garrantzitsua betetzen duen toki eta postu bakoitza garaiz eman behar da, dagokion langileek indarrean dauden dokumentuak sartu eta erabil ditzaketela ziurtatzeko. Dokumentuak seinale eta erregistro kontrolatuekin ematen dira.
Sailak erabiltzeko paperezko dokumentuak sailak izendatutako langileek izendatutako tokietan gordetzen dituzte, eta taldeko kideek dokumentuak sartu eta itzultzeko gainbegiratzen dute. Dokumentu bat galtzen edo hondatzen bada edo informazio-isuriaren gertakari bat gertatuz gero, garaiz jakinarazi behar da aurre egiteko eta gordetzeko elkarlanean aritzeko. Dokumentua erabiltzen den bitartean, dokumentua ez dela galduko edo informazio-isuririk ziurtatuko du.
Dokumentu elektronikoak honako hauek kontuan hartuta emango dira.
a. Argitu dokumentuen kontrolaren ardura duten sailak eta langileak, eta zehaztu ordenagailu-sisteman gordetako dokumentuak aldatu eta kontrolatzeko ardura eta ahalmena duten sailak eta langileak.
b. Babestu dokumentu elektronikoak baimenik gabeko sartze eta aldaketaren aurka.
c. Paperean zein formatu elektronikoan jaulkitako eta biak dokumentu kontrolatu gisa erabiltzen diren dokumentuetarako, bi bertsioen sinkronizazioa lortu behar da exekutoreen artean nahasmena saihesteko.
D. Dokumentuen aldaketak, birziklapena, baliogabetzea eta suntsipena
Berariaz kontrakoa izendatu ezean, dokumentuen aldaketak jatorrizko berrikuspenaren arduradunak berrikusi eta onartuko ditu. Izendatutako pertsonari dagozkion aurrekariak emango zaizkio berrikuspena eta onespena oinarri dezan. Bideragarria denean, aldaketak edo eduki berriak identifikatuko dira dokumentuan edo dagozkion eranskinetan.
Berrikusitako dokumentuak ahalik eta azkarren argitaratuko dira formalki, eta dokumentuen bertsio zaharrak garaiz birziklatu eta dokumentatu beharko dira bertsio berriak kaleratu ondoren, dokumentu berrienak eta baliozkoenak erabiltzen direla ziurtatzeko. Kontrolatutako dokumentu zaharkituak datatuta eta zaharkituta bezala markatzen dira, eta kontrolatutako dokumentu zaharkituaren kopia bat gutxienez gordetzen da zehaztutako epean edo aplikagarri den araudiak eskatzen duen moduan.
Atxikipen-epearen ondoren dokumentuak suntsitu eta erregistratu behar dira, eta suntsipen-metodoa, oro har, birringailu baten bidez birrintzen da, dokumentuaren informazioa babestuta dagoela ziurtatzeko.
E. Dokumentuen aldizkako berrikuspena
a. Dokumentu guztien baliozkotasuna bermatzeko, dokumentuen berrikuspena antolatu beharko litzateke departamentu bakoitzerako, dokumentuen berrikuspen planaren arabera. Departamentu bakoitzak baieztatu, berrikusi eta hobetu beharko lituzke departamentuko dokumentuak, benetako funtzionamendu-prozesuarekin, parametro teknikoekin eta bertsio-zenbaki baliodunarekin; funtzionamendua badago baina funtzionamendu-prozesua arautzen duen dokumenturik ez badago, dokumentuak osatu beharko lirateke.
Benetako prozesuan edo parametro teknikoetan aldaketarik egonez gero, dokumentuak berrikusi beharko dira.
Beharrezkoa bada, komunikazio eskasa duten prozesuak, arau argiak edo arriskuekin lotura duten prozesuak identifikatu, findu eta normalizatu behar dira.
Sailean dauden dokumentu guztiak orraztea, haien indarraldia ziurtatzeko.
Dokumentuak zuzenean erabiltzen jarraitu ahal izango dira benetako prozesua edo parametro teknikoak aldatu gabe aldatzen ez direnean.
Kanpoko dokumentuak, hala nola, legeak eta arauak eta dokumentu teknikoak, dokumentuak berrikusteko prozesuan eguneratu behar dira.
Laborategikoak ez diren dokumentuen motak eta kudeaketa dokumentu-euskarriarekin
Mahairako artxibo-euskarria
Barnekoak ez diren dokumentuetarako sarbidea eta erabiltzeko eskakizunak
a. Probatu estandar teknikoak: erosi benetako dokumentuak ohiko argitaletxeetatik edo deskargatu webgune ofizialetik. Dokumentuak kontrolatu, aldizka egiaztatu eta eguneratu behar dira, dokumentuen azken bertsioarekin zaharrak garaiz ordezkatzeko; mantendu dokumentuak eguneratuta eta baliozkoak, iraungitako dokumentuak suntsitu edo marka nabarmenekin markatu, dokumentuak erraz eskuragarri mantendu lekuan bertan, dokumentuak kontrolpean eman, eta identifikazio bakarrarekin.
b. CNAS/CMA dokumentuak, deskargatu CNAS/Market Bureau-ren webgunetik edo erosi benetako dokumentuak ohiko argitaletxeen bidez. Dokumentuak kontrolatu, aldizka egiaztatu eta eguneratu behar dira, dokumentuen azken bertsioarekin, zaharrak garaiz ordezkatzeko. Mantendu dokumentuak eguneratuta eta baliozkoak, iraungitako dokumentuak suntsitu edo argi markatu, dokumentuak tokian bertan gorde, erraz eskuratzeko, dokumentuak kontrolpean ematen dira eta marka bereziak gehitzen dira.
c. Tresnen eta ekipamenduen kalibrazio eta egiaztapen ziurtagiriak CNAS kualifikazioa duten kalibrazio erakundeek kalibratzen dituzte, eta gaitasun esparruak laborategi honetako tresnak hartzen ditu barne. Kalibrazio ziurtagiria berretsi egin behar da, eta kalibrazio ziurtagiriak zuzenketa balioa edo zuzenketa faktorea badu, dagokion ekipamenduan eguneratu behar da.
d. Substantzia estandarren ziurtagiria eta erreaktiboen eta kontsumigarrien argibideen eskuliburua substantzia estandarren fabrikatzailearengandik edo saltzailearengandik lortzen dira. Ziurtagiria kontrolpean eduki, eta ziurtagiriaren eta dagokien substantzia estandarren eta erreaktiboen kontsumigarrien arteko korrespondentzia mantendu.
e. Ekipamenduaren eskuliburuak, fabrikatzailearengandik edo saltzailearengandik lortuak. Ekipamenduaren eskuliburuak artxibatu eta gordetzen dira erabiltzaileek erraz eskura ditzaten, eta ekipamenduaren eskuliburuak dokumentu ez-kontrolatu gisa kudea daitezke.
f. Industriako bilerak, oharrak eta agintarien korrespondentzia sailetik lortzen dira, ohar eta korrespondentziaren jaulkipenari dagozkionak. Ohar eta gutun publikoak garaiz bidaltzen zaizkie dagokien langileei, eta oharrak eta gutunak dokumentu ez-kontrolatu gisa kudeatzen dira.
Nola erosi dokumentu-euskarria?
Gurea interesatzen bazaizu Dokumentuen titularra edo zalantzaren bat baduzu, idatzi e-mail bat info@antiteck.com helbidera, ahalik eta azkarren erantzungo dizugu.