Detantè dokiman
Ki sa ki detantè dokiman?
Detantè dokiman yo itilize pou kenbe dokiman plen paj, objektif prensipal la nan ki se prezève dokiman an epi fè li pwòp ak ofisyèl. Li se yon zouti ki itilize nan operasyon laboratwa pou depo, pwoteksyon, ak jesyon estanda nan dokiman papye.
Detantè dosye se yon veso papye ki itilize pou kategorize epi mete dokiman tankou papye ak enprime. Anjeneral li disponib nan magazen papye. Anjeneral, elèv yo ak biwo yo bezwen sèvi ak dosye. Katab jeneral la se jis yon clip papye pou pote fasil, kèk pral gen de bag, epi ou bezwen kloure twou yo sèvi ak.
Aktivite biznis modèn yo bay imaj la nan fonksyon an nan ekspozisyon, ki ka itilize yo kenbe tout kalite dokiman papye men se pa sa sèlman. Materyèl yo enkli PP, PVC, ak katon; ak kèk ki imitasyon kwi, twal, elatriye. Sa yo ki disponib nan mache a anjeneral mare ak dokiman A4 estanda.
Genyen anpil diferan kategori de moun ki gen dokiman yo, ki gen ladan dosye yon sèl fòs, dosye doub fòs, liv enfòmasyon, dosye de pous, dosye twa pous, dosye doub-louvri gwosè diferan, dosye yon sèl paj (yo rele tou dosye L ki gen fòm), ak plizyè paj. dosye.
Jesyon ak kontwòl dokiman laboratwa ak detantè dokiman
Laboratwa a dwe etabli epi kenbe pwosedi pou kontwole tout dokiman (devlope entèn oswa soti deyò) ki genyen sistèm jesyon li yo, tankou règleman, estanda, lòt dokiman normatif, metòd tès ak/oswa kalibrasyon, ak desen, lojisyèl, espesifikasyon, enstriksyon, ak manyèl yo. Dokiman yo se enfòmasyon ak medya ki pote l. Medya yo ka papye, disk òdinatè, CD-ROM oswa lòt medya elektwonik, foto, oswa yon konbinezon ladan yo.
Kontwòl dokiman ak la detantè dokiman sitou gen ladan klasifikasyon, preparasyon, revizyon, apwobasyon, emisyon, retansyon, itilizasyon, chanjman, rejè, resiklaj, prè, revizyon peryodik, idantifikasyon, ak kontwòl dokiman etranje, elatriye.
Detantè papye kanpe
A. Klasifikasyon dokiman yo
Dokiman yo divize an dokiman kontwole ak dokiman ki pa kontwole selon fason yo jere yo. Dokiman kontwole yo se sa yo ki anrejistre ak distribye dapre sijè ki abòde lan nan emisyon epi yo ka garanti yo dwe refè.
Dokiman yo divize an dokiman entèn ak dokiman ekstèn dapre sous yo.
Dokiman entèn yo refere a dokiman ki nan konpayi an, divize an kat kouch dokiman; premye kouch la se manyèl kalite a: refere a dokiman pwogramatik ki konsistan avèk objektif sistèm jesyon konpayi an; dezyèm kouch dokiman yo se dokiman pwosedi yo: rafinman ak sipleman manyèl jesyon an; twazyèm kouch dokiman yo se enstriksyon operasyon ak espesifikasyon: sipleman manyèl la ak dokiman pwosedi yo pou klarifye egzijans espesifik yo, se enfòmasyon kle pou fè sistèm jesyon an ka aplike; katriyèm kouch dokiman yo se Fòm, dosye: refere a divès fòm ak dosye.
Dokiman ekstèn yo refere a dokiman deyò konpayi an; ki gen ladan estanda entènasyonal/nasyonal/endistri/lokal/lwa ak règleman, desen ak kondisyon kliyan yo bay yo, fòm kliyan yo oswa òganizasyon ki enpòtan yo deziyen pou itilize yo, elatriye. Aksè alè nan dokiman ekstèn se baz pou laboratwa a fè tès/kalibrasyon. aktivite yo, espesyalman validite règleman teknik yo se yon avantou pou asire validite metòd tès/kalibrasyon yo. Laboratwa a dwe louvri chanèl sous enfòmasyon pou asire dènye enfòmasyon yo disponib nan pi kout tan posib.
B. Apwobasyon ak piblikasyon dokiman yo
Tout dokiman yo bay pèsonèl laboratwa a kòm yon pati nan sistèm jesyon an ta dwe revize ak apwouve pou itilize pa pèsonèl otorize anvan yo lage. Yon lis kontwòl oswa yon pwosedi kontwòl ekivalan dokiman ki idantifye estati revizyon aktyèl la ak distribisyon dokiman yo nan sistèm jesyon an dwe etabli epi li disponib fasilman pou anpeche itilizasyon dokiman ki pa valab ak/oswa demode.
Pwosedi kontwòl dokiman yo ta dwe asire sa ki annapre yo.
a. Vèsyon otorize dokiman apwopriye yo disponib nan tout sit operasyon ki jwe yon wòl enpòtan nan fonksyònman efikas laboratwa a.
b. Dokiman yo revize detanzantan epi yo revize jan sa nesesè pou asire yo kontinye aplikab epi pou yo satisfè egzijans pou itilizasyon yo.
c. Retire dokiman ki pa valab oswa ki pa itilize ankò alè nan tout itilizasyon oswa piblikasyon oswa lòt metòd pou anpeche move itilizasyon.
d. Dokiman anile yo konsève pou rezon legal oswa pou prezèvasyon konesans yo ta dwe make kòmsadwa.
Dokiman sistèm jesyon devlope nan laboratwa dwe idantifye inikman. Idantifikasyon an ta dwe gen ladan dat piblikasyon ak/oswa make revizyon an, nimewo paj la, kantite total paj oswa fen mak dokiman an, ak ajans ki founi dokiman an.
C. Emisyon, prezèvasyon ak itilizasyon dokiman yo
Chak kote ak pozisyon ki jwe yon wòl enpòtan nan operasyon efikas nan sistèm jesyon an ta dwe bay nan yon fason apwopriye pou asire ke pèsonèl ki enpòtan yo ka jwenn aksè ak itilize aktyèl dokiman yo valab. Yo bay dokiman yo avèk siy ak dosye kontwole.
Dokiman sou papye pou itilizasyon depatman an yo estoke nan kote yo deziyen pa pèsonèl depatman an deziyen, epi manm gwoup yo gen sipèvizyon pou jwenn aksè ak retounen dokiman yo. Si yon dokiman pèdi oswa defase oswa yon ensidan flit enfòmasyon, li ta dwe rapòte a tan pou kolabore fè fas ak sove. Pandan itilizasyon dokiman an, li dwe asire ke dokiman an pa pral pèdi oswa flit enfòmasyon.
Yo dwe bay dokiman elektwonik yo ak sa ki annapre yo nan tèt ou.
a. Klarifye depatman ak pèsonèl ki responsab kontwòl dokiman yo epi presize depatman ak pèsonèl ki gen responsablite ak otorite pou chanje epi kontwole dokiman ki nan sistèm enfòmatik la.
b. Pwoteje dokiman elektwonik yo kont entrizyon ak modifikasyon san otorizasyon.
c. Pou dokiman ki soti sou papye ak sou fòm elektwonik epi toude itilize kòm dokiman kontwole, yo ta dwe senkronize de vèsyon yo pou evite konfizyon pami ekzekuteur yo.
D. Chanjman, resiklaj, anilasyon ak destriksyon dokiman yo
Sòf si espesifikman deziyen otreman, chanjman nan dokiman yo dwe revize epi apwouve pa moun ki responsab pou revizyon orijinal la. Yo dwe bay moun yo deziyen an enfòmasyon background ki enpòtan sou ki baz revizyon an ak apwobasyon. Lè sa posib, yo dwe idantifye chanjman oswa nouvo kontni nan dokiman an oswa nan dokiman ki apwopriye yo.
Dokiman revize yo dwe lage fòmèlman pi vit posib, epi ansyen vèsyon dokiman yo dwe resikle epi dokimante alè apre yo fin pibliye nouvo vèsyon yo pou asire ke yo itilize dokiman ki pi aktyèl ak valab yo. Dokiman demode kontwole yo gen dat epi make kòm demode, epi yo konsève omwen yon kopi dokiman demode kontwole pou peryòd espesifye a oswa jan règleman ki aplikab yo egzije sa.
Dokiman yo bezwen detwi ak anrejistre apre peryòd retansyon an, epi metòd destriksyon an jeneralman graje pa mwayen yon shredder pou asire ke enfòmasyon dokiman yo pwoteje.
E. Revizyon dokiman yo peryodik
a. Pou asire validite aktyèl tout dokiman yo, yo ta dwe òganize revizyon dokiman pou chak depatman dapre plan revizyon dokiman an. Chak depatman ta dwe konfime, revize epi amelyore dokiman ki deja egziste nan depatman an avèk pwosesis operasyon aktyèl la, paramèt teknik yo, ak nimewo vèsyon valab la; si gen operasyon men pa gen dokiman pou reglemante pwosesis operasyon li an, yo ta dwe konplete dokiman yo.
Si gen chanjman nan pwosesis aktyèl la oswa paramèt teknik, dokiman yo ta dwe revize.
Si sa nesesè, pwosesis ki gen move kominikasyon, règ ki pa klè oswa lyen ki gen risk yo ta dwe idantifye, rafine ak estandadize.
Peye tout dokiman ki egziste deja nan depatman an asire validite yo.
Dokiman yo ka kontinye itilize dirèkteman lè pwosesis aktyèl la oswa paramèt teknik yo pa chanje san modifikasyon.
Dokiman ekstèn tankou lwa ak règleman ak dokiman teknik, yo ta dwe mete ajou nan pwosesis revizyon dokiman an.
Kalite ak jesyon dokiman laboratwa ki pa entèn ak detantè dokiman
Detantè dosye pou biwo
Aksè nan dokiman ki pa entèn ak kondisyon pou itilize
a. Teste estanda teknik yo: achte dokiman otantik nan men editè regilye yo oubyen telechaje yo sou sitwèb ofisyèl la. Dokiman yo bezwen kontwole, verifye regilyèman, epi mete ajou, ak dènye vèsyon dokiman yo pou ranplase ansyen yo nan yon fason apwopriye; kenbe dokiman yo ajou epi valab, dokiman ki ekspire yo detwi oubyen make ak mak vizib, dokiman yo rete fasil pou jwenn sou plas, dokiman yo delivre anba kontwòl, plis idantifikasyon inik.
b. Dokiman CNAS/CMA yo, telechaje yo sou sitwèb CNAS/Market Bureau a, oubyen achte dokiman orijinal yo nan men editè regilye yo. Dokiman yo bezwen kontwole, verifye regilyèman, epi mete ajou, avèk dènye vèsyon dokiman yo pou ranplase ansyen yo nan yon fason apwopriye. Kenbe dokiman yo ajou epi valab, dokiman ki ekspire yo detwi oubyen make yo byen klè, dokiman yo konsève sou plas pou aksè fasil, dokiman yo delivre anba kontwòl, epi make inik yo ajoute.
c. Sètifika kalibrasyon ak verifikasyon enstriman ak ekipman yo kalibre nan men enstitisyon kalibrasyon ki kalifye pa CNAS epi domèn konpetans lan kouvri enstriman ki nan laboratwa sa a. Yo dwe konfime sètifika kalibrasyon an, epi si sètifika kalibrasyon an gen yon valè koreksyon oswa yon faktè koreksyon, yo dwe mete l ajou nan ekipman ki koresponn lan.
d. Yo dwe jwenn sètifika sibstans estanda yo ak manyèl enstriksyon reyaktif ak konsomab yo nan men manifakti oswa vandè sibstans estanda yo. Kenbe sètifika a anba kontwòl, epi kenbe korespondans ant sètifika a ak sibstans estanda ak reyaktif konsomab ki koresponn yo.
e. Manyèl pou ekipman yo, yo jwenn nan men manifakti ekipman an oswa vandè a. Manyèl ekipman yo achive epi estoke nan yon fason ki fasilite aksè fasil pou itilizatè ekipman yo, epi manyèl ekipman yo ka jere kòm dokiman ki pa kontwole.
f. Reyinyon endistri yo, avi yo, ak korespondans ki soti nan otorite yo jwenn nan depatman an ki koresponn ak piblikasyon avi ak korespondans yo. Yo voye avi piblik yo ak lèt yo bay pèsonèl konsène yo nan yon delè rezonab, epi yo jere avi yo ak lèt yo kòm dokiman ki pa kontwole.
Kijan pou achte yon pòt-dokiman?
Si ou enterese nan nou an Detantè dokiman oswa ou gen nenpòt kesyon, tanpri ekri yon imèl bay info@antiteck.com, nou pral reponn ou pi vit ke posib.