Detentur tad-Dokument
X'inhu d-detentur tad-dokument?
Detentur tad-dokument huwa użat biex iżomm dokumenti ta 'paġna sħiħa, li l-għan ewlieni tagħhom huwa li jippreserva d-dokument u jagħmilha pulita u standardizzata. Hija għodda użata f'operazzjonijiet tal-laboratorju għall-ħażna, protezzjoni, u ġestjoni standard ta 'dokumenti tal-karta.
Detentur tal-fajl huwa kontenitur ta 'kartolerija użat biex jikkategorizza u jqiegħed dokumenti bħal karti u stampi. Normalment ikun disponibbli fil-ħwienet tal-kartolerija. Normalment, l-istudenti u l-uffiċċji jeħtieġ li jużaw folders. Il-folder ġenerali huwa biss klipp tal-karti għal ġarr faċli, xi wħud se jkollhom żewġ ċrieki, u għandek bżonn toqob tad-dwiefer biex tużah.
Attivitajiet tan-negozju moderni jingħataw lill-immaġni tal-funzjoni tal-wiri, li tista 'tintuża biex iżżomm kull tip ta' dokumenti tal-karta iżda mhux limitata għal dan. Materjali jinkludu PP, PVC, u kartun; u xi wħud huma imitazzjoni tal-ġilda, drapp, eċċ. Dawk disponibbli fis-suq huma ġeneralment marbuta b'dokumenti standard A4.
Hemm ħafna kategoriji differenti ta ' detenturi tad-dokumenti, inklużi folders b'saħħa waħda, folders b'saħħa doppja, kotba ta' informazzjoni, folders ta 'żewġ pulzieri, folders ta' tliet pulzieri, folders doppji miftuħa ta 'daqsijiet differenti, folders ta' paġna waħda (imsejħa wkoll folders f'forma ta 'L), u folders b'ħafna paġna folders.
Ġestjoni u kontroll ta 'dokumenti tal-laboratorju ma' detentur ta 'dokument
Il-Laboratorju għandu jistabbilixxi u jżomm proċeduri biex jikkontrolla d-dokumenti kollha (żviluppati internament jew minn sorsi esterni) li jinkludu s-sistemi ta’ ġestjoni tiegħu, bħal regolamenti, standards, dokumenti normattivi oħra, metodi ta’ ttestjar u/jew kalibrazzjoni, u tpinġijiet, softwer, speċifikazzjonijiet, istruzzjonijiet, u manwali. Id-dokumenti huma informazzjoni u l-midja li jġorruha. Il-midja tista' tkun karta, diski tal-kompjuter, CD-ROMs jew mezzi elettroniċi oħra, ritratti, jew taħlita tagħhom.
Il-kontroll tad-dokumenti mal- detentur tad-dokument prinċipalment tinkludi l-klassifikazzjoni, il-preparazzjoni, ir-reviżjoni, l-approvazzjoni, il-ħruġ, iż-żamma, l-użu, il-bidla, ir-rifjut, ir-riċiklaġġ, is-self, ir-reviżjoni perjodika, l-identifikazzjoni u l-kontroll ta 'dokumenti barranin, eċċ.
Stand tad-detentur tal-karta
A. Klassifikazzjoni tad-dokumenti
Id-dokumenti huma maqsuma f'dokumenti kkontrollati u mhux ikkontrollati skont il-mod kif jiġu ġestiti. Id-dokumenti kkontrollati huma dawk li huma reġistrati u mqassma skont l-ambitu tal-ħruġ u jistgħu jiġu ggarantiti li jiġu rkuprati.
Id-dokumenti huma maqsuma f'dokumenti interni u dokumenti esterni skond is-sorsi tagħhom.
Dokumenti interni jirreferu għad-dokumenti fil-kumpanija, maqsuma f'erba' saffi ta' dokumenti; l-ewwel saff huwa l-manwal tal-kwalità: jirreferi għad-dokumenti programmatiċi konsistenti mal-objettivi tas-sistema ta' ġestjoni tal-kumpanija; it-tieni saff ta' dokumenti huma dokumenti proċedurali: ir-raffinament u s-supplimentazzjoni tal-manwal ta' ġestjoni; it-tielet saff ta' dokumenti huma struzzjonijiet u speċifikazzjonijiet operattivi: is-supplimentazzjoni tal-manwal u d-dokumenti proċedurali biex tiċċara r-rekwiżiti speċifiċi, hija l-informazzjoni ewlenija biex is-sistema ta' ġestjoni tkun tista' tiġi implimentata; ir-raba' saff ta' dokumenti huma Formoli, rekords: jirreferu għal diversi formoli u rekords.
Dokumenti esterni jirreferu għal dokumenti barra l-kumpanija; inklużi standards internazzjonali/nazzjonali/industrija/lokali/liġijiet u regolamenti, tpinġijiet u rekwiżiti pprovduti mill-klijenti, formoli magħżula għall-użu mill-klijenti jew organizzazzjonijiet rilevanti, eċċ. Aċċess f'waqtu għal dokumenti esterni huwa l-bażi għall-laboratorju biex iwettaq ittestjar/kalibrazzjoni attivitajiet, speċjalment il-validità tar-regolamenti tekniċi hija prerekwiżit biex tiġi żgurata l-validità tal-metodi ta 'ttestjar/kalibrazzjoni. Il-laboratorju għandu jiftaħ kanali ta' sors ta' informazzjoni biex jiżgura li l-aħħar informazzjoni tkun disponibbli fl-iqsar żmien possibbli.
B. Approvazzjoni u rilaxx ta' dokumenti
Id-dokumenti kollha maħruġa lill-persunal tal-laboratorju bħala parti mis-sistema ta 'ġestjoni għandhom jiġu riveduti u approvati għall-użu minn persunal awtorizzat qabel ir-rilaxx. Lista ta' kontroll jew proċedura ta' kontroll ta' dokumenti ekwivalenti li tidentifika l-istatus attwali ta' reviżjoni u d-distribuzzjoni tad-dokumenti fis-sistema ta' ġestjoni għandha tiġi stabbilita u magħmula faċilment disponibbli biex jiġi evitat l-użu ta' dokumenti invalidi u/jew skaduti.
Il-proċeduri ta' kontroll tad-dokumenti għandhom jiżguraw dan li ġej.
a. Verżjonijiet awtorizzati ta' dokumenti xierqa huma disponibbli fis-siti operattivi kollha li għandhom rwol importanti fl-operat effettiv tal-laboratorju.
b. Id-dokumenti jiġu riveduti perjodikament u kif meħtieġ biex tiġi żgurata l-applikabbiltà kontinwa tagħhom u biex jissodisfaw ir-rekwiżiti għall-użu.
c. Tneħħija f'waqtha ta' dokumenti invalidi jew skaduti mill-użi jew ir-rilaxxi kollha jew metodi oħra biex jiġi evitat l-użu ħażin.
d. Dokumenti annullati miżmuma għal skopijiet legali jew ta’ preservazzjoni tal-għarfien għandhom ikunu mmarkati b’mod xieraq.
Id-dokumenti tas-sistema ta' ġestjoni żviluppati fil-laboratorju għandhom ikunu identifikati b'mod uniku. L-identifikazzjoni għandha tinkludi d-data tal-pubblikazzjoni u/jew il-marka tar-reviżjoni, in-numru tal-paġna, in-numru totali ta’ paġni jew it-tmiem tal-marka tad-dokument, u l-aġenzija tal-ħruġ.
Ċ. Ħruġ, preservazzjoni, u użu ta' dokumenti
Kull post u pożizzjoni li għandha rwol importanti fit-tħaddim effettiv tas-sistema ta 'ġestjoni għandhom jinħarġu f'waqthom biex jiżguraw li l-persunal rilevanti jista' jaċċessa u juża d-dokumenti validi attwali. Id-dokumenti jinħarġu b'sinjali u rekords ikkontrollati.
Dokumenti tal-karta għall-użu dipartimentali huma maħżuna f'postijiet magħżula mill-persunal maħtur mid-dipartiment, u l-membri tal-grupp huma sorveljati biex jaċċessaw u jirritornaw id-dokumenti. Jekk dokument jintilef jew jitħassar jew inċident ta' tnixxija ta' informazzjoni, dan għandu jiġi rrappurtat fil-ħin biex jikkollabora biex jiġi ttrattat u salvat. Waqt l-użu tad-dokument, għandha tiżgura li d-dokument ma jintilefx jew li ma jkunx hemm tnixxija ta' informazzjoni.
Id-dokumenti elettroniċi għandhom jinħarġu b'kunsiderazzjoni ta' dan li ġej.
a. Iċċara d-dipartimenti u l-persunal għall-kontroll tad-dokumenti u speċifika d-dipartimenti u l-persunal rilevanti bir-responsabbiltà u l-awtorità li jibdlu u jikkontrollaw id-dokumenti miżmuma fis-sistema tal-kompjuter.
b. Ipproteġi d-dokumenti elettroniċi minn intrużjoni u modifika mhux awtorizzati.
c. Għal dokumenti maħruġa kemm f'forma stampata kif ukoll elettronika u t-tnejn użati bħala dokumenti kkontrollati, għandha tinkiseb sinkronizzazzjoni taż-żewġ verżjonijiet biex tiġi evitata konfużjoni fost l-eżekuturi.
D. Tibdil, riċiklaġġ, annullament u qerda ta' dokumenti
Sakemm ma jkunx speċifikament indikat mod ieħor, il-bidliet fid-dokumenti għandhom jiġu riveduti u approvati mill-persuna responsabbli għar-reviżjoni oriġinali. Il-persuna maħtura għandha tingħata l-informazzjoni rilevanti ta' sfond li fuqha tibbaża r-reviżjoni u l-approvazzjoni. Fejn ikun fattibbli, bidliet jew kontenut ġdid għandhom jiġu identifikati fid-dokument jew annessi xierqa.
Dokumenti riveduti għandhom jiġu rilaxxati formalment kemm jista' jkun malajr, u verżjonijiet qodma ta' dokumenti għandhom jiġu riċiklati u dokumentati fil-ħin wara l-ħruġ ta' verżjonijiet ġodda biex jiġi żgurat li jintużaw l-aktar dokumenti attwali u validi. Dokumenti skaduti kkontrollati huma datati u mmarkati bħala skaduti, u mill-inqas kopja waħda tad-dokument skadut ikkontrollat tinżamm għall-perjodu speċifikat jew kif meħtieġ mir-regolamenti applikabbli.
Id-dokumenti jeħtieġ li jiġu meqruda u rreġistrati wara l-perjodu taż-żamma, u l-metodu ta 'qerda ġeneralment jitqatta' permezz ta' shredder biex jiġi żgurat li l-informazzjoni tad-dokument tkun protetta.
E. Reviżjoni perjodika tad-dokumenti
a. Biex tiġi żgurata l-validità attwali tad-dokumenti kollha, ir-reviżjoni tad-dokumenti għandha tiġi organizzata għal kull dipartiment skont il-pjan ta' reviżjoni tad-dokumenti. Kull dipartiment għandu jikkonferma, jirrevedi u jtejjeb id-dokumenti eżistenti fid-dipartiment bil-proċess operattiv attwali, il-parametri tekniċi, u n-numru tal-verżjoni validu; jekk ikun hemm operazzjoni iżda l-ebda dokument li jirregola l-proċess operattiv tagħha, id-dokumenti għandhom jiġu ssupplimentati.
Jekk ikun hemm bidliet fil-proċess attwali jew parametri tekniċi, id-dokumenti għandhom jiġu riveduti.
Jekk meħtieġ, proċessi b'komunikazzjoni fqira, regoli mhux ċari jew rabtiet mar-riskji għandhom jiġu identifikati, raffinati u standardizzati.
It-tgħaqqid tad-dokumenti eżistenti kollha fid-dipartiment biex tiġi żgurata l-validità tagħhom.
Id-dokumenti jistgħu jkomplu jintużaw direttament meta l-proċess attwali jew il-parametri tekniċi ma jinbidlux mingħajr modifika.
Dokumenti esterni bħal liġijiet u regolamenti u dokumenti tekniċi, għandhom jiġu aġġornati fil-proċess ta 'reviżjoni tad-dokumenti.
Tipi u ġestjoni ta 'dokumenti tal-laboratorju mhux interni ma' detentur ta 'dokument
Detentur tal-fajl għall-iskrivanija
Aċċess għal dokumenti mhux interni u rekwiżiti għall-użu
a. Ittestja l-istandards tekniċi: ixtri dokumenti ġenwini mingħand pubblikaturi regolari jew niżżilhom mill-websajt uffiċjali. Id-dokumenti jeħtieġ li jiġu kkontrollati, iċċekkjati regolarment, u aġġornati, bl-aħħar verżjoni tad-dokumenti biex jissostitwixxu dawk qodma fil-ħin; żomm id-dokumenti aġġornati u validi, dokumenti skaduti jinqerdu jew jiġu mmarkati b'marki ovvji, id-dokumenti jinżammu faċilment aċċessibbli fuq il-post, id-dokumenti jinħarġu taħt kontroll, flimkien ma' identifikazzjoni unika.
b. Dokumenti tas-CNAS/CMA, niżżelhom mill-websajt tas-CNAS/Market Bureau, jew ixtri dokumenti ġenwini permezz ta' pubblikaturi regolari. Id-dokumenti jeħtieġ li jiġu kkontrollati, iċċekkjati regolarment, u aġġornati, bl-aħħar verżjoni tad-dokumenti biex jissostitwixxu dawk qodma fil-ħin. Żomm id-dokumenti aġġornati u validi, dokumenti skaduti jinqerdu jew jiġu mmarkati b'mod ċar, dokumenti jinżammu fuq il-post għal aċċess faċli, dokumenti jinħarġu taħt kontroll, u marki uniċi jiżdiedu.
c. Iċ-ċertifikati tal-kalibrazzjoni u l-verifika tal-istrumenti u t-tagħmir huma kalibrati minn istituzzjonijiet tal-kalibrazzjoni bi kwalifika tas-CNAS u l-ambitu tal-kompetenza jkopri l-istrumenti f'dan il-laboratorju. Iċ-ċertifikat tal-kalibrazzjoni għandu jiġi kkonfermat, u jekk iċ-ċertifikat tal-kalibrazzjoni għandu valur ta' korrezzjoni jew fattur ta' korrezzjoni, għandu jiġi aġġornat fit-tagħmir korrispondenti.
d. Iċ-ċertifikat tas-sustanzi standard u l-manwal tal-istruzzjonijiet tar-reaġenti u l-konsumabbli jinkisbu mingħand il-manifattur jew il-bejjiegħ tas-sustanzi standard. Żomm iċ-ċertifikat taħt kontroll, u żomm il-korrispondenza bejn iċ-ċertifikat u s-sustanzi standard u l-konsumabbli tar-reaġenti korrispondenti.
e. Manwali għat-tagħmir, miksuba mingħand il-manifattur jew il-bejjiegħ tat-tagħmir. Il-manwali tat-tagħmir huma arkivjati u maħżuna b'mod li jiffaċilita aċċess faċli mill-utenti tat-tagħmir, u l-manwali tat-tagħmir jistgħu jiġu ġestiti bħala dokumenti mhux ikkontrollati.
f. Laqgħat tal-industrija, avviżi, u korrispondenza mill-awtoritajiet jinkisbu mid-dipartiment li jikkorrispondu mal-ħruġ ta' avviżi, u korrispondenza. L-avviżi u l-ittri pubbliċi jintbagħtu lill-persunal rilevanti fil-ħin, u l-avviżi, u l-ittri huma ġestiti bħala dokumenti mhux ikkontrollati.
Kif nixtri detentur tad-dokumenti?
Jekk inti interessat tagħna Detentur tad-Dokument jew għandek xi mistoqsijiet, jekk jogħġbok ikteb e-mail lil info@antiteck.com, aħna nwieġbuk kemm jista 'jkun malajr.