Detentur tad-Dokument

Detentur tad-dokument huwa użat biex iżomm dokumenti ta 'paġna sħiħa, li l-għan ewlieni tagħhom huwa li jippreserva d-dokument u jagħmilha pulita u standardizzata. Hija għodda użata f'operazzjonijiet tal-laboratorju għall-ħażna, protezzjoni, u ġestjoni standard ta 'dokumenti tal-karta.

Detentur tal-fajl huwa kontenitur ta 'kartolerija użat biex jikkategorizza u jqiegħed dokumenti bħal karti u stampi. Normalment ikun disponibbli fil-ħwienet tal-kartolerija. Normalment, l-istudenti u l-uffiċċji jeħtieġ li jużaw folders. Il-folder ġenerali huwa biss klipp tal-karti għal ġarr faċli, xi wħud se jkollhom żewġ ċrieki, u għandek bżonn toqob tad-dwiefer biex tużah.

Attivitajiet tan-negozju moderni jingħataw lill-immaġni tal-funzjoni tal-wiri, li tista 'tintuża biex iżżomm kull tip ta' dokumenti tal-karta iżda mhux limitata għal dan. Materjali jinkludu PP, PVC, u kartun; u xi wħud huma imitazzjoni tal-ġilda, drapp, eċċ. Dawk disponibbli fis-suq huma ġeneralment marbuta b'dokumenti standard A4.

Hemm ħafna kategoriji differenti ta ' detenturi tad-dokumenti, inklużi folders b'saħħa waħda, folders b'saħħa doppja, kotba ta' informazzjoni, folders ta 'żewġ pulzieri, folders ta' tliet pulzieri, folders doppji miftuħa ta 'daqsijiet differenti, folders ta' paġna waħda (imsejħa wkoll folders f'forma ta 'L), u folders b'ħafna paġna folders.

Il-Laboratorju għandu jistabbilixxi u jżomm proċeduri biex jikkontrolla d-dokumenti kollha (żviluppati internament jew minn sorsi esterni) li jinkludu s-sistemi ta’ ġestjoni tiegħu, bħal regolamenti, standards, dokumenti normattivi oħra, metodi ta’ ttestjar u/jew kalibrazzjoni, u tpinġijiet, softwer, speċifikazzjonijiet, istruzzjonijiet, u manwali. Id-dokumenti huma informazzjoni u l-midja li jġorruha. Il-midja tista' tkun karta, diski tal-kompjuter, CD-ROMs jew mezzi elettroniċi oħra, ritratti, jew taħlita tagħhom.

Il-kontroll tad-dokumenti mal- detentur tad-dokument prinċipalment tinkludi l-klassifikazzjoni, il-preparazzjoni, ir-reviżjoni, l-approvazzjoni, il-ħruġ, iż-żamma, l-użu, il-bidla, ir-rifjut, ir-riċiklaġġ, is-self, ir-reviżjoni perjodika, l-identifikazzjoni u l-kontroll ta 'dokumenti barranin, eċċ.

Id-dokumenti huma maqsuma f'dokumenti kkontrollati u mhux ikkontrollati skont il-mod kif jiġu ġestiti. Id-dokumenti kkontrollati huma dawk li huma reġistrati u mqassma skont l-ambitu tal-ħruġ u jistgħu jiġu ggarantiti li jiġu rkuprati.

Id-dokumenti huma maqsuma f'dokumenti interni u dokumenti esterni skond is-sorsi tagħhom.

Dokumenti interni jirreferu għad-dokumenti fil-kumpanija, maqsuma f'erba 'saffi ta' dokumenti; l-ewwel saff huwa l-manwal tal-kwalità: jirreferi għad-dokumenti programmatiċi konsistenti mal-għanijiet tas-sistema ta 'ġestjoni tal-kumpanija; it-tieni saff ta 'dokumenti huma dokumenti proċedurali: l-irfinar u s-supplimentazzjoni tal-manwal ta' ġestjoni; it-tielet saff ta 'dokumenti huma struzzjonijiet operattivi u speċifikazzjonijiet: is-supplimentazzjoni tal-manwal u dokumenti proċedurali biex jiċċaraw ir-rekwiżiti speċifiċi, hija l-informazzjoni ewlenija biex is-sistema ta' ġestjoni tista 'tiġi implimentata; ir-raba 'saff ta' dokumenti huma Formoli, rekords: jirreferi għal diversi formoli u rekords.

Dokumenti esterni jirreferu għal dokumenti barra l-kumpanija; inklużi standards internazzjonali/nazzjonali/industrija/lokali/liġijiet u regolamenti, tpinġijiet u rekwiżiti pprovduti mill-klijenti, formoli magħżula għall-użu mill-klijenti jew organizzazzjonijiet rilevanti, eċċ. Aċċess f'waqtu għal dokumenti esterni huwa l-bażi għall-laboratorju biex iwettaq ittestjar/kalibrazzjoni attivitajiet, speċjalment il-validità tar-regolamenti tekniċi hija prerekwiżit biex tiġi żgurata l-validità tal-metodi ta 'ttestjar/kalibrazzjoni. Il-laboratorju għandu jiftaħ kanali ta' sors ta' informazzjoni biex jiżgura li l-aħħar informazzjoni tkun disponibbli fl-iqsar żmien possibbli.

Id-dokumenti kollha maħruġa lill-persunal tal-laboratorju bħala parti mis-sistema ta 'ġestjoni għandhom jiġu riveduti u approvati għall-użu minn persunal awtorizzat qabel ir-rilaxx. Lista ta' kontroll jew proċedura ta' kontroll ta' dokumenti ekwivalenti li tidentifika l-istatus attwali ta' reviżjoni u d-distribuzzjoni tad-dokumenti fis-sistema ta' ġestjoni għandha tiġi stabbilita u magħmula faċilment disponibbli biex jiġi evitat l-użu ta' dokumenti invalidi u/jew skaduti.

Il-proċeduri ta' kontroll tad-dokumenti għandhom jiżguraw dan li ġej.

a. Verżjonijiet awtorizzati ta 'dokumenti xierqa huma disponibbli fis-siti operattivi kollha li għandhom rwol importanti fit-tħaddim effettiv tal-laboratorju.

b. Id-dokumenti jiġu riveduti perjodikament u riveduti kif meħtieġ biex tiġi żgurata l-applikabilità kontinwa tagħhom u biex jissodisfaw ir-rekwiżiti għall-użu.

c. Tneħħija f'waqtha ta 'dokumenti invalidi jew skaduti mill-użi jew rilaxxi kollha jew metodi oħra biex jiġi evitat użu ħażin.

d. Dokumenti annullati miżmuma għal skopijiet legali jew ta' preservazzjoni tal-għarfien għandhom ikunu mmarkati b'mod xieraq.

Id-dokumenti tas-sistema ta' ġestjoni żviluppati fil-laboratorju għandhom ikunu identifikati b'mod uniku. L-identifikazzjoni għandha tinkludi d-data tal-pubblikazzjoni u/jew il-marka tar-reviżjoni, in-numru tal-paġna, in-numru totali ta’ paġni jew it-tmiem tal-marka tad-dokument, u l-aġenzija tal-ħruġ.

Kull post u pożizzjoni li għandha rwol importanti fit-tħaddim effettiv tas-sistema ta 'ġestjoni għandhom jinħarġu f'waqthom biex jiżguraw li l-persunal rilevanti jista' jaċċessa u juża d-dokumenti validi attwali. Id-dokumenti jinħarġu b'sinjali u rekords ikkontrollati.

Dokumenti tal-karta għall-użu dipartimentali huma maħżuna f'postijiet magħżula mill-persunal maħtur mid-dipartiment, u l-membri tal-grupp huma sorveljati biex jaċċessaw u jirritornaw id-dokumenti. Jekk dokument jintilef jew jitħassar jew inċident ta' tnixxija ta' informazzjoni, dan għandu jiġi rrappurtat fil-ħin biex jikkollabora biex jiġi ttrattat u salvat. Waqt l-użu tad-dokument, għandha tiżgura li d-dokument ma jintilefx jew li ma jkunx hemm tnixxija ta' informazzjoni.

Id-dokumenti elettroniċi għandhom jinħarġu b'kunsiderazzjoni ta' dan li ġej.

a. Iċċara d-dipartimenti u l-persunal għall-kontroll tad-dokumenti u speċifika d-dipartimenti u l-persunal rilevanti bir-responsabbiltà u l-awtorità li jibdlu u jikkontrollaw id-dokumenti miżmuma fis-sistema tal-kompjuter.

b. Ipproteġi d-dokumenti elettroniċi minn intrużjoni u modifika mhux awtorizzati.

c. Għal dokumenti maħruġa kemm f'forma stampata kif ukoll f'forma elettronika u t-tnejn użati bħala dokumenti kkontrollati, għandha tinkiseb is-sinkronizzazzjoni taż-żewġ verżjonijiet biex tiġi evitata l-konfużjoni fost l-eżekuturi.

Sakemm ma jkunx speċifikament indikat mod ieħor, il-bidliet fid-dokumenti għandhom jiġu riveduti u approvati mill-persuna responsabbli għar-reviżjoni oriġinali. Il-persuna maħtura għandha tingħata l-informazzjoni rilevanti ta' sfond li fuqha tibbaża r-reviżjoni u l-approvazzjoni. Fejn ikun fattibbli, bidliet jew kontenut ġdid għandhom jiġu identifikati fid-dokument jew annessi xierqa.

Dokumenti riveduti għandhom jiġu rilaxxati formalment kemm jista' jkun malajr, u verżjonijiet qodma ta' dokumenti għandhom jiġu riċiklati u dokumentati fil-ħin wara l-ħruġ ta' verżjonijiet ġodda biex jiġi żgurat li jintużaw l-aktar dokumenti attwali u validi. Dokumenti skaduti kkontrollati huma datati u mmarkati bħala skaduti, u mill-inqas kopja waħda tad-dokument skadut ikkontrollat ​​tinżamm għall-perjodu speċifikat jew kif meħtieġ mir-regolamenti applikabbli.

Id-dokumenti jeħtieġ li jiġu meqruda u rreġistrati wara l-perjodu taż-żamma, u l-metodu ta 'qerda ġeneralment jitqatta' permezz ta' shredder biex jiġi żgurat li l-informazzjoni tad-dokument tkun protetta.

a. Biex tiġi żgurata l-validità attwali tad-dokumenti kollha, ir-reviżjoni tad-dokumenti għandha tiġi organizzata għal kull dipartiment skont il-pjan ta 'reviżjoni tad-dokumenti. Kull dipartiment għandu jikkonferma, jirrevedi u jtejjeb id-dokumenti eżistenti fid-dipartiment bil-proċess ta 'operazzjoni attwali, parametri tekniċi, u numru validu tal-verżjoni; jekk ikun hemm operazzjoni iżda l-ebda dokumenti biex jirregolaw il-proċess tat-tħaddim tiegħu, id-dokumenti għandhom jiġu supplimentati.

Jekk ikun hemm bidliet fil-proċess attwali jew parametri tekniċi, id-dokumenti għandhom jiġu riveduti.

Jekk meħtieġ, proċessi b'komunikazzjoni fqira, regoli mhux ċari jew rabtiet mar-riskji għandhom jiġu identifikati, raffinati u standardizzati.

It-tgħaqqid tad-dokumenti eżistenti kollha fid-dipartiment biex tiġi żgurata l-validità tagħhom.

Id-dokumenti jistgħu jkomplu jintużaw direttament meta l-proċess attwali jew il-parametri tekniċi ma jinbidlux mingħajr modifika.

Dokumenti esterni bħal liġijiet u regolamenti u dokumenti tekniċi, għandhom jiġu aġġornati fil-proċess ta 'reviżjoni tad-dokumenti.

a. Ittestja l-istandards tekniċi: tixtri dokumenti ġenwini minn pubblikaturi regolari jew niżżelhom mill-websajt uffiċjali. Id-dokumenti jeħtieġ li jiġu kkontrollati, ċċekkjati regolarment, u aġġornati, bl-aħħar verżjoni tad-dokumenti biex jissostitwixxu dawk qodma fil-ħin; iżomm id-dokumenti kurrenti u validi, id-dokumenti skaduti jinqerdu jew immarkati b'marki ovvji, id-dokumenti jinżammu faċilment aċċessibbli fuq il-post, id-dokumenti jinħarġu taħt kontroll, flimkien ma 'identifikazzjoni unika.

b. Dokumenti CNAS/CMA, niżżlu mill-websajt tas-CNAS/Market Bureau, jew tixtri dokumenti ġenwini permezz ta’ pubblikaturi regolari. Id-dokumenti jridu jiġu kkontrollati, ċċekkjati regolarment, u aġġornati, bl-aħħar verżjoni tad-dokumenti biex jissostitwixxu dawk qodma fil-ħin. Żomm id-dokumenti kurrenti u validi, id-dokumenti skaduti jinqerdu jew immarkati b'mod ċar, id-dokumenti jinżammu fuq il-post għal aċċess faċli, id-dokumenti jinħarġu taħt kontroll, u jiġu miżjuda marki uniċi.

c. Ċertifikati ta 'kalibrazzjoni u verifika ta' strumenti u tagħmir huma kalibrati minn istituzzjonijiet ta 'kalibrazzjoni bi kwalifika CNAS u l-ambitu tal-kompetenza jkopri l-istrumenti f'dan il-laboratorju. Iċ-ċertifikat tal-kalibrazzjoni għandu jiġi kkonfermat, u jekk iċ-ċertifikat tal-kalibrazzjoni għandu valur ta 'korrezzjoni jew fattur ta' korrezzjoni, għandu jiġi aġġornat fit-tagħmir korrispondenti.

d. Iċ-ċertifikat tas-sustanzi standard u l-manwal tal-istruzzjoni tar-reaġenti u l-konsumabbli jinkisbu mill-manifattur jew mill-bejjiegħ tas-sustanzi standard. Żomm iċ-ċertifikat taħt kontroll, u żomm il-korrispondenza bejn iċ-ċertifikat u s-sustanzi standard korrispondenti u l-konsumabbli tar-reaġenti.

e. Manwali għat-tagħmir, miksuba mill-manifattur jew mill-bejjiegħ tat-tagħmir. Il-manwali tat-tagħmir huma arkivjati u maħżuna b'mod li jiffaċilita aċċess faċli mill-utenti tat-tagħmir, u l-manwali tat-tagħmir jistgħu jiġu ġestiti bħala dokumenti mhux ikkontrollati.

f. Laqgħat tal-industrija, avviżi, u korrispondenza mill-awtoritajiet jinkisbu mid-dipartiment li jikkorrispondi għall-ħruġ ta 'avviżi, u korrispondenza. L-avviżi u l-ittri pubbliċi jintbagħtu lill-persunal rilevanti fil-ħin, u l-avviżi, u l-ittri huma ġestiti bħala dokumenti mhux ikkontrollati.

Jekk inti interessat tagħna detentur tad-dokument jew għandek xi mistoqsijiet, jekk jogħġbok ikteb e-mail lil [protett bl-email], aħna se nwieġbuk kemm jista 'jkun malajr.